Políticas de Tratamiento de la Información Personal

1 Principios
Los principios que regirán las políticas de Universal Avicola S A S para el tratamiento de información
personal se ajustarán a aquellos del artículo 4 de la ley 1581 de 2012:
– Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la ley
1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás
disposiciones que la desarrollen.
– Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la
Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
– Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso
e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa
autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
– Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
– Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener
del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
– Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan
de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución.
En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por
las personas previstas en la ley 1581 de 2012.
– Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable
para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la
ley 1581 de 2012.
– Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o
encargado del tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los
registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos
personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende
el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello
corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012 y en los términos
de la misma. Universal Avícola S A S garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier
fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto
profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún
después de finalizar sus relaciones contractuales con Universal Avícola S A S.

2. Políticas generales de protección de datos personales

2.1 Tratamiento de datos públicos

Universal Avícola S A S advierte que, trata sin previa autorización del titular los datos personales
de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Esta situación no implica que no
se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y
obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a
cargo de la empresa.

2.2 Tratamiento de datos sensibles
Universal Avícola S A S se acoge a la regla general según la cual el tratamiento de datos sensibles
está prohibido por la ley salvo en los siguientes casos:
– Cuando el titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
– Cuando por ley no sea requerido la asignación de dicha autorización.
– Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
– Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo
sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
– El tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un
proceso judicial.
Universal Avícola S A S restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente
indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares informando sobre la
finalidad exclusiva de su tratamiento.
Universal Avicola S A S se compromete a:
– Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
– Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la
autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de
tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento
expreso.
– No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que
exista una causa legal o contractual para hacerlo).

2.3 Tratamiento de datos de menores
El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando
se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la
ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
– Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
– Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños,
niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán
aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012.

2.4 Políticas generales de protección de datos
Universal Avícola S A S reconoce que los datos personales son de propiedad de las personas a las
que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Universal Avícola S A S hará
uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos
Personales.
Los procesos y personal encargado en las áreas de operación de Universal Avícola S A S se regirán
por las siguientes políticas:
– Solicitar y conservar, en las condiciones previstas por ley, copia de la respectiva autorización
otorgada por el titular.
– Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten
por virtud de la autorización otorgada.
– Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
– Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
– Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas
las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás
medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
– Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del
tratamiento.
– Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté
previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
– Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad
y privacidad de la información del titular.
– Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
– Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
– Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares sean
atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar
el previsto en la normatividad vigente. Universal Avícola S A S velará por la suficiencia y claridad
de las respuestas a tales consultas o reclamos.
– Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el
trámite respectivo.
– Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
– Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
– Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.

2.5 Políticas en el proceso de recolección de datos personales
– Universal Avícola S A S obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran para
el desarrollo de su objeto, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma
la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información
ajena a dichos propósitos.
– Universal Avícola S A S utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales
datos sean obtenidos.
– Tales datos personales corresponderán a los de sus clientes, colaboradores, proveedores,
administradores, aliados y en general a los de todas aquellas personas naturales y jurídicas con
las que Universal Avícola S A S se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.
– En el evento en que la información recopilada corresponda a datos sensibles, entendidos éstos
como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
Universal Avícola S A S debe informar al titular de la misma acerca del carácter de sensible de los
datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.
– Universal Avícola S A S no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el
titular al suministro de datos sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban
obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o
para el cumplimiento de los deberes a cargo de Universal Avícola S A S y/o del titular.

2.6 Políticas en el mantenimiento y uso de datos personales
– Universal Avícola S A S implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los
titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido tratados y
el tratamiento que se ha dado a los mismos.
– En los eventos en que Universal Avícola S A S requiera utilizar datos personales para una finalidad
distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en
la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con Universal Avícola S A S, se deberá
obtener del titular de los datos una nueva autorización. Universal Avícola S A S no tendrá que
solicitar una nueva autorización al titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo
uso sea razonablemente previsible por parte el titular del dato al momento de consentir en su
utilización, en el marco de su relación con Universal Avícola S A S.
– Universal Avícola S A S velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y
bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y
confidencialidad.
– Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de públicos. La
información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada exclusivamente por los
colaboradores autorizados por Universal Avícola S A S para ello.
– Es responsabilidad de todos los colaboradores de Universal Avícola S A S velar por la
confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la
misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.
– El deber de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan acceso se
extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en relación con el tratamiento.
– Adicionalmente, en los procedimientos internos Universal Avícola S A S adoptará medidas de
seguridad con el fin de: (i) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos
personales, lo cual implica velar por la correcta operación de los procesos operativos y
tecnológicos relacionados con esta materia; (ii) prevenir el uso, acceso o tratamiento no
autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación restringida de
dicha información; (iii) incorporar los criterios de seguridad de los datos personales como parte
integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.

Para mayor información contáctenos al correo: protecciondedatos@universalavicola.com.co